BEST CASES PART 1: Einsatz von Social Media vor einem Event

Posted by Peter Cramer on 27 Mrz 2011 under Berichte, Did you know, Tipps

In loser Folge möchten wir hier, anhand von realen Beispielen, Lösungen aufzeigen, wie sich Social und Event vernetzt einsetzen lassen. Best Practices Cases von Maßnahmen der On- und Offlinekommunikation zu einem Event, Tagung, Roadshow, Messe, etc..

Wenn Ihr Beispiele habt und diese gerne hier präsentieren möchtet, würden wir uns sehr freuen, wenn Ihr uns diese mitteilt!

Best Cases Part 1:

Wie lassen sich Social Media Maßnahmen im Vorfeld eines Events sinnvoll anwenden?

Die Ausgangssituation: Die deutsche Niederlassung eines internationalen Konzerns kam in der zweiten Jahreshälfte 2010 mit der Aufgabe auf uns zu, die Teilnehmer einer internationalen Customer Convention in Wien über das übliche Einladungs-Prozedere hinaus und optimierter zu betreuen.

Die Ziele: Stärker Einbeziehung der Teilnehmer im Vorfeld (Auseinadersetzung mit den Inhalten der Veranstaltung), Generierung einer höheren Zusage-Quote und maximale Betreuung im Vorfeld (Steigerung der Wertschätzung, Service).

Die Zielgruppe: ein ausgesuchter Kreis an internationalen Top-Entscheidern auf CEO / CFO – Ebene.

Die Lösung:
Neben der klassischen Event-Anmeldepage im Internet bauten wir eine weitere Seite mit einem Content-Management-System auf. Die Page diente als „Online-Hospitality-Event-Desk“ zu dem Event und wurde mit der Anmelde-Seite (Event-Page) verlinkt. Hier konnten sich die Teilnehmer noch vor ihrer Zusage über die Inhalte der Veranstaltung informieren und austauchen.

Darüber hinaus fand sich, in Rubriken geordnet, weiterer relevanter Content zu dem Event und drum herum auf der Page. Wie z.B. Infos über das Hotel, Einkaufsmöglichkeiten und Rahmenprogrammen (auch für die Begleiter). Es gab Infos zu aktuellen Ausstellungen in Wiener Museen und Galerien. Shopping- und Restaurant-Tipps. Wissenswertes über die Wiener Geschichte, den Sportmöglichkeiten im und am Hotel. Informationen zu Event-Transfers, Einreise-Informationen und Programmänderungen. Aber auch Gadgets wie ein App mit dem auf der Website Radio Ö2-Wien gehört werden konnte und ein Wetter-App, welches über das aktuelle Wiener-Wetter und Wettervorhersagen informierte.

Sämtlicher Content wurde in Englisch erstellt und von dem Event-Team des Kunden eingepflegt. Dazu schulten wir das Team einen Tag lang und unterstützten es bei Fragen und Problemen. Für die Gewinnung des Contents stellten wir ein kleines Redaktions-Team ab, welches diesen entsprechend recherchierte und mit dem Kunden besprach.

Der Erfolg:
3 Monate vor dem Event lag die tägliche Frequenz auf der Page bei knapp 30% der zum Event angemeldeten Teilnehmeranzahl. 2 Monate zuvor bei über 50% und in den letzten 4 Wochen vor dem Event schauten täglich im Durchschnitt rund 65% der Teilnehmeranzahl auf die Page. Die aktive Beteiligung in Form von Kommentaren war nicht ganz so gut, was aber mit der Zielgruppe zusammenhängt. Die erwartete Anzahl an Anmeldungen zu dem Event wurde übertroffen.

In der im Rahmen des Event-Controlling durchgeführten Befragung wurde die Plattform von den Teilnehmern und den Unternehmens-Mitarbeitern durchweg als äußerst gelungen bewertet. Alle Teilnehmer haben diese vor dem Event intensiv genutzt und gaben an, dadurch deutlich besser betreut worden zu sein, als bei vergleichbaren Events.